Excel formler og funksjoner

Hvorfor trenger jeg formler for å jobbe i Excel? Microsoft Excel er ikke bare et program for å lage regneark. Faktisk er dette et kraftig verktøy for å jobbe med tabelldata. Den viktigste fordelen med MS Excel er de innebygde funksjonene, samt muligheten til å lage formler for beregning. Disse formlene kan enten være veldig enkle eller svært komplekse.
Hvordan lage en formel i Excel
Bruke funksjoner i Excel
Excel økonomiske funksjoner
Datofunksjoner i Excel
Excel Math Funksjoner
Statistiske funksjoner i Excel
Arbeider med arrays i Excel
Funksjoner av Excel-databaser
Excel tekstfunksjoner
Excel logiske funksjoner

Hvordan lage en formel i Excel

Begynnelsen av PC-brukere tror ofte at det er svært vanskelig å lage formler i Excel, og bruk derfor ikke denne funksjonaliteten til applikasjonen. Faktisk, for å mestre de enkleste beregningene i Excel, er det nok å tilbringe litt tid.

MS Excel lar deg utføre ulike operasjoner på datatabeller på to måter:

1. Opprette formler manuelt.
2. Bruke de innebygde Excel-funksjonene.

Hvordan lage en formel i Excel? En hvilken som helst formel, enten skrevet for hånd eller opprettet ved hjelp av innebygde funksjoner, starter med et “=” tegn. Deretter går du direkte til beregningen. For å forstå mekanismen for å lage formler, illustrerer vi dette med det enkleste eksemplet.

Det er et bord med varenes kode, antall og pris. Tvert imot hver tittel må du sette totalprisen på varene. Dermed skal i hver celle i den endelige kolonnen være et produkt av prisen for mengden av denne varen.

La oss lage en formel som automatisk multipliserer innholdet i disse cellene.

1. 1. Plasser markøren i celle D2.
   2. I formellelinjen skriver du inn =B2*C2 og trykker Enter.

I celle D2 vil resultatet av å multiplisere innholdet i celler B2 og C2 vises.
Hvis du kopierer celle D2, kopieres ikke innholdet i cellen (nummer 48), men formelen.

Og denne formelen vil automatisk endres avhengig av antall celler. For eksempel, hvis D2-cellen kopieres til D3, øker celle tallene i formelen med 1, det vil si formelen i celle D3 tar formen =B3*C3.

I eksemplet ovenfor er det nok å skrive formelen bare en gang, og bare kopiere den til bunnene ved å trekke nederst til høyre.

Hvis det er nødvendig å kopiere ikke formelen, men innholdet i cellen, må du endre formelen litt ved å sette $ -tegnet til elementene. For eksempel, for celle D2, tar denne formelen formen =$B$2*$C$2.

Figuren viser at innholdet i cellen ble kopiert, ikke formelen.
Du kan også bare lage en del av elementene i formelen uendret. For eksempel multipliserer vi mengden varer i hver celle etter prisen på varene med koden 111111. For celle D2 er formelen et eksempel på formen =B2*$C$2. Hvis denne formelen kopieres og limes inn i en annen celle, forblir den andre faktoren uendret. Det vil si, i dette eksemplet vil mengden av noe produkt bli multiplisert med 12.

I disse eksemplene har vi bare vurdert de enkleste formlene. Faktisk kan de være med mange elementer, matematiske tegn, parenteser. Det er viktig å huske prioriteten for å utføre beregninger innenfor formelen. Først foregår handlingen alltid i parentes. Da beregnes eksponering, multiplikasjon og divisjon. Og bare etter dette tillegg og subtraksjon. Hvis du tviler på at du har riktig definert rekkefølgen av beregninger i Excel-formelen, vedlegg de nødvendige elementene i parentes. Selv om de kan utelates av matematikkens regler.

Noen ganger glemmer brukerne at obligatorisk tilstand for å multiplisere elementene i formelen er multiplikasjonen av tegnet *, fordi matematikkens regler tillater å utelate multiplikasjonstegnet. For eksempel vil formelen “(a+b)c” i henhold til matematikkens regler bli vurdert riktig, mens Excel vil gi en feil. Formelen i dette tilfellet må ha skjemaet =(A2+B2)*C2.

Bruke funksjoner i Excel

Funksjoner i Excel er et annet viktig element i denne applikasjonen. I sin essens er funksjonen en kort oversikt over de ofte brukte formlene. For eksempel, i stedet for å skrive formelen =B2+B3+B4+B5+B6, kan du bruke funksjonen =SUM(B2:B6). Det er mange funksjoner, de er delt inn i kategorier. Med hjelp av dem kan du ikke bare utføre matematiske beregninger, men også utføre statistiske, økonomiske, tekniske beregninger og mye mer.

For nybegynnere anbefales det at du bruker funksjonsveiviseren når du utforsker Excel-funksjoner. Du kan finne det ved å klikke på funksjonsikonet i nærheten av formellinjen eller ved å klikke på trekanten i den øverste Excel-menyen i nærheten av sumikonet.

La oss vurdere et enkelt eksempel. Du må beregne totalbeløpet for den angitte kolonnen. Vi bruker for dette formålet en funksjon som beregner mengden i det angitte området av celler.

1. Klikk på cellen der totalbeløpet vil bli indikert.
2. Trykk på funksjonsanropsikonet.
3. Velg ønsket funksjon fra kategorilisten og klikk OK. I dette tilfellet vil det være en funksjon av SUM. Hver funksjon har en kort beskrivelse av hva den gjør.
4. Velg argumenter for funksjonen. I dette tilfellet vil dette være rekkevidden av celler fra D2 til D8.
5. Etter å ha klikket på “OK” -knappen i den endelige cellen, vises resultatet av beregningen av totalbeløpet.

For hver av Excel-funksjonene i funksjonsveiviseren kan du se et kort hint eller ring hjelp til denne funksjonen. Den valgte funksjonen kan redigeres i formellelinjen. Det er også mulig å taste inn funksjonen manuelt ved å bare skrive den i formellelinjen uten å bruke funksjonens veiviser.

Excel økonomiske funksjoner

Det er umulig å forestille seg arbeidet til en regnskapsfører, økonom eller finansør i denne søknaden uten å bruke Excel-funksjoner. I tillegg kan finansielle funksjoner brukes i andre yrker relatert til økonomiske beregninger. De kan være nyttige selv for vanlige brukere av hjemmedatamaskiner.

For å kunne bruke noen av disse funksjonene, må du velge den aktuelle delen i funksjonsveiviseren og klikke på “OK” -knappen.

I den viste listen over økonomiske funksjoner velger du ønsket funksjon og klikker på “OK” -knappen.
Deretter angir du argumentene i funksjonen i et nytt vindu og klikker OK.

La oss vurdere et eksempel på bruk av en finansiell funksjon. En av de mest etterspurte elementene i denne delen er “YIELD” -funksjonen. Det beregner lønnsomheten til verdipapirer som renten er betalt med på en viss periodicitet. Hvordan bruker du “YIELD” -funksjonen?

1. Velg cellen der verdien av denne funksjonen skal ligge. Finn “YIELD” i listen over økonomiske funksjoner og velg det.
2. I argumentvinduet klikker du i feltet for det første argumentet, og klikker deretter på cellen med verdien. Verdien av denne cellen vil vises i argumentfeltet. På samme måte fyller du inn de gjenværende feltene.
3. Etter å ha klikket på “OK” -knappen i “YIELD” cellen, vises den beregnede verdien av denne funksjonen.

De vanligste finansielle funksjonene er:

• FV. Finn fremtidens verdi av investeringen.
• IRR. Intern avkastning.
• MIRR. Endret intern avkastning.
• IMPT. Rentebetalinger for den angitte perioden.
• PV. Presentert verdi av investeringer.
• RATE. Beregner renten på en livrente.
• EFFECT. Faktisk rente.

Datofunksjoner i Excel

Dato og klokkeslettfunksjoner er veldig praktiske å bruke når visse manipulasjoner med tidsluker er påkrevd. For eksempel, når du må beregne antall dager fra en dato til en annen, kan du finne ut hvilken dag i uken den angitte datoen tilsvarer, legge til noen dager eller måneder til den angitte datoen og mye mer. Funksjonene til dato og klokkeslett er flere dusin. Vurder i det enkleste eksemplet hvordan slike funksjoner blir brukt.

Det er et bord med kolonnene “Year”, “Month”, “Day”. Det kreves å legge til en kolonne med en dato i formatet dd.mm.yyyy.

1. Klikk på Date-cellen og ring funksjonsveiviseren. Velg kategorien “Date & Time”, og i listen over funksjoner, velg “DATE”.
2. I argumentvinduet oppgir du adressene til cellene “Year”, “Month”, “Day”. Og klikk OK.
3. I cellen “Date” vises datoen i ønsket format. For at datoen skal vises i de resterende cellene i kolonnen, er det nok å kopiere denne cellen ved å dra musen over nederste høyre hjørne.

Her er noen få brukte funksjoner fra denne delen.

• DAY. Returnerer dagen fra den angitte datoen.
• EDATE. Teller datoen i det angitte antallet måneder. Hvis du angir en negativ verdi for månedsargumentet, beregner funksjonen datoen som ligger foran den angitte.
• EOMONTH. Viser datoen for den siste dagen i den angitte måneden.
• HOUR. Konverterer angitt nummer til en klokke eller velger bare timer fra den valgte datoen.
• NETWORKDAYS. Teller antall arbeidsdager mellom de to angitte datoene.

Excel Math Funksjoner

Seksjonen av matematiske funksjoner dekker ikke bare matematiske beregninger, men også trigonometriske. Dette er trolig den mest brukte funksjonen. En av de mest kjente matematiske funksjonene er SUM-funksjonen. La oss vurdere et eksempel på bruk av denne funksjonen når du må beregne mengden av en av kolonnene i tabellen.

Velg cellen der ønsket mengde vil bli plassert, gå til funksjonsveiviseren og velg kategorien “Math & Trig”.

Velg SUM-funksjonen i denne kategorien, og klikk OK.

Skriv de riktige argumentene og klikk OK. I den valgte cellen vises verdien av summen av celleinnhold i det angitte området.

De vanlige matematiske funksjonene er som følger:

• SUMIF. Teller mengden i de angitte cellene, men underlagt de angitte forholdene.
• ROUND. Viser den avrundede tallverdien til det angitte antallet tegn. Gjelder kun for enkelte celler, ikke for en rekke celler.
• PRODUCT. Teller produktet av individuelle tall eller innholdet i de angitte cellene.
• RANDBETWEEN. Viser et tilfeldig tall i området mellom de angitte verdiene.
• ROMAN. Konverterer arabiske tall i de angitte cellene til romerske tall.

Statistiske funksjoner i Excel

Som navnet antyder, er de statistiske funksjonene ment for statistisk analyse av data i Excel-tabeller. En stor del av slike funksjoner brukes til analyse av sannsynligheter. Kanskje, disse funksjonene vil virke svært kompliserte, men blant dem er det noen ganske enkle funksjoner som selv vanlige brukere kan bruke i sitt arbeid.

• AVERAGE. Funksjonen er beregnet for å beregne gjennomsnittsverdien i cellelinjene. Videre kan det være flere områder. I beregninger kan ikke-sammenhengende områder og celler også brukes.
• AVERAGEIF. Funksjonen er lik den forrige, men verdiene for beregning av gjennomsnittet er valgt i henhold til den angitte tilstanden.
• MAX. Finn maksimumverdien i det angitte området av celler.
• LARGE. Finn den angitte verdien fra cellenes rekkevidde. For eksempel kan du finne den nest største verdien eller den tiende største verdien fra listen.
• MODE. Denne funksjonen finner den mest forekommende verdien i den angitte datarammen.

Arbeider med arrays i Excel

Denne gruppen med funksjoner lar deg behandle data fra en matrise. Resultatet av disse funksjonene kan enten være en verdi eller en rekke verdier. For å gå til listen over funksjoner for å arbeide med arrays, må du gå til kategorien “Lookup & Reference” i funksjonsveiviseren. Array-funksjoner er vanskelige å forstå, men i noen tilfeller kan de være den eneste måten å løse komplekse Excel-oppgaver uten å bruke en rekke makroer og lange formler.

For eksempel vil vi diskutere bruken av TRANSPOSE funksjonen. Den konverterer det horisontale rekkevidde av celler til vertikalt og omvendt. Den første linjen i arrayet blir den første kolonnen i den nye gruppen og så videre. For eksempel er det et bord med linjer January, February, March og antall dager i hver måned. Det er nødvendig å forvandle det slik at månedens navn går horisontalt.

1. Velg en rekke tomme celler med tre kolonner og to rader.
2. Åpne funksjonsveiviseren, finn kategorien “Lookup & Reference” der og velg “TRANSPOSE” -funksjonen. Klikk på OK.
3. Velg alle elementene i den opprinnelige gruppen med musen. Klikk på OK.
4. For at funksjonen skal starte, klikker du musen i formellelinjen og trykker CTRL+SHIFT+ENTER. Denne snarveien skal avslutte hvilken som helst funksjon for å arbeide med arrayer.
5. Det nye tabellen vil se slik ut.

Funksjoner av Excel-databaser

Databasen i Excel er faktisk bestilt data. For å kunne jobbe med disse funksjonene må tabellene tilfredsstille flere forhold.

1. Tabellen skal ikke inneholde tomme rader eller kolonner. Du kan ikke bruke sammenslåtte celler.
2. Hver kolonne må ha en overskrift. Overskriften skal ikke inneholde tomme eller fusjonerte celler.
3. Dataene i hver kolonne må være av samme type. Det er enten numerisk eller tekstlig, eller dato og så videre. Numeriske celler kan ikke være tomme. I fravær av mening er null satt der.

For å arbeide med databasefunksjoner kan du for eksempel bruke følgende tabell:

Hver av funksjonene for å arbeide med databaser bruker tre argumenter:

• Database. Dette er et kompleks av sammenkoblede celler, hvor radene er poster av databasetabellen, og kolonnene er felt.
• Field. Dette er kolonnen i tabellen som bruker funksjonen til å beregne. Det kan enten være navn i anførselstegn (for eksempel “Price”) eller nummeret på denne kolonnen i rekkefølge (for eksempel 3 for kolonnen “Price”).
• Kriterium. Dette er intervallet mellom celler med gitt forhold. Den må inneholde minst ett kolonneavn og en celle med tilstanden under den.

Et eksempel på en databasefunksjon er DCOUNT funksjonen. Ved å bruke det kan du telle rader i databasetabellen som tilfredsstiller de angitte forholdene. Denne funksjonen er praktisk å bruke i nærvær av komplekse kriterier basert på formler.

Excel tekstfunksjoner

Tekstfunksjoner, som navnet antyder, er utformet for å fungere med tekstdata i Excel-tabeller. Men disse funksjonene kan brukes i arbeidet med numeriske data. Vurder jobben til en av tekstfunksjonene i et enkelt eksempel.

Det er et bord der innholdet i cellene er skrevet med store bokstaver. Du må konvertere dem til små bokstaver.

1. Gå til funksjonsveiviseren og velg kategorien “Text”. Velg LOWER funksjonen og trykk på “OK”.
2. I funksjonsargumentene som vises, angi cellen som innholdet du vil konvertere, og klikk OK.

Det er mange andre funksjoner for å jobbe med tekstdata.

• CONCATENATE. Kombinerer innholdet i flere spesifiserte celler i en celle.
• UPPER. Lag alle bokstaver i den angitte celleverdenen.
• PROPER. Kapitaliserer bare første bokstav.
• EXACT. Sammenligner innholdet i to tekststrenger saksfølsomme. Hvis verdien er den samme, returnerer funksjonen TRUE. Ellers – FALSE.
• TRIM. Fjerner alle ekstra mellomrom unntatt singel.

Excel logiske funksjoner

Logiske funksjoner er en av de vanligste funksjonene i Excel. Ofte blir de brukt når de utfører økonomiske beregninger. Logiske funksjoner kontrollerer gyldigheten av de givne forholdene, og hvis vilkårene er oppfylt, gir funksjonen verdien “True”, og hvis ikke, “False”. Alle i arbeidet deres bruker sammenligningstegn, for eksempel “=”, “<“, “>” og så videre.
For å kunne bruke de logiske funksjonene i arbeidet, bør du gå til funksjonsveiviseren og velge kategorien “Logical”.
La oss kort vurdere noen av dem.

• IF. Denne funksjonen returnerer ett resultat hvis den angitte tilstanden er sant, og et annet resultat hvis det er feil.
• TRUE. Denne funksjonen brukes kun i forbindelse med andre funksjoner. Den returnerer bare det logiske uttrykket “True” og har ingen argumenter.
• FALSE. I likhet med funksjonen TRUE, returneres kun det logiske uttrykket “False”.
• NOT. Endrer den oppnådde logiske verdien ved motsatt mening, erstatter “True” med “False” og vice versa.

Så ved hjelp av MS Excel kan du lage økonomiske, matematiske, statistiske og andre typer rapporter og dokumenter. Programmet lar deg ikke bare generere disse rapportene, men også å kryptere dem på en sikker måte. Eksperter anbefaler på det sterkeste å sette beskyttelse mot uautorisert tilgang til kritiske filer. Selv om du senere mister nøkkelen til de krypterte dataene, kan du enkelt gjenopprette passordet for Excel ved hjelp av spesielle programmer.