Grunnleggende Excel-formler og funksjoner

Microsoft Excel er den vanligste applikasjonen som brukes til beregninger og visuell presentasjon av data. Excel gjør det mulig å automatisere selv de mest komplekse beregningene. Å kjenne de grunnleggende formlene og funksjonene til dette programmet lar deg utføre alle disse oppgavene mye raskere. Det er veldig nyttig å bruke formler når et stort antall av samme type handlinger med mange operasjoner utføres. En nybegynner av MS Excel trenger ikke å kjenne alle de innebygde funksjonene i denne applikasjonen, det er mange av dem. Det er nok å ha en idé om hovedfunksjonene og bruke dem i praksis. Dette vil øke effektiviteten av arbeidet med Excel betraktelig.
Hva er forskjellen mellom en funksjon og en formel i Excel?
Måter å sette inn formler på
Sumformel
Gjennomsnittlig formel
Formel for å telle antall celler
Boolsk IF
Funksjon for å fjerne ekstra mellomrom fra tekst
En funksjon for å finne maksimums- og minimumsverdien

Hva er forskjellen mellom en funksjon og en formel i Excel?

Det er to måter å utføre beregninger i Excel – formel og funksjon.

En formel er et uttrykk som beregner verdiene til et celleområde eller en enkelt celle. For eksempel er =C1+C2+C3+C4 en formel som beregner summen av celleområdet fra C1 til C4.  Formel i Excel
Celle C5 i figuren inneholder en formel som legger sammen verdiene til cellene i området.

En funksjon er en ferdig formel som er innebygd i Excel. Det sparer brukeren fra den tidkrevende manuelle inntastingen av formelen. Hver funksjon har sitt eget navn, som er det samme som det den gjør. For eksempel beregner funksjonen = SUM (C1:C4) summen av celleområdet fra C1 til C4.  Funksjon Excel
Hver funksjon består av et navn og et argument. Navnet på funksjonen er faktisk navnet på formelen som skal utføre visse beregninger. Etter navnet på funksjonen er dens argumenter, det vil si parameterne til funksjonen, skrevet i parentes. Argumenter kan være av forskjellige typer, for eksempel logiske, tekstlige, numeriske.

En formel kan bestå av en eller flere funksjoner. For å skrive en formel, må du dobbeltklikke på cellen som skal inneholde den beregnede verdien av formelen. Skriv så et likhetstegn og et uttrykk som skal beregne verdien av cellen.

Måter å sette inn formler på

Det er flere måter å sette inn formler i Excel. Hver av dem har sine egne fordeler.

  1. Den vanlige innsettingen av en formel i en celle. For å bruke denne metoden, plasser markøren i cellen der resultatet av formelen vil bli plassert. Skriv inn et likhetstegn og skriv inn formelen. Når du bruker funksjoner, begynn å skrive navnet på funksjonen. Excel vil da tilby en liste over funksjoner som begynner med disse bokstavene. Velg ønsket funksjon og trykk på Tab-tasten. Skriver navnet på funksjonen
  2. Sette inn en funksjon i ” Formulas “-fanen. Åpne ” Formulas “-fanen fra hovedmenyen i Excel. Trykk på ” Insert Function “-knappen. Et vindu vises med en liste over funksjoner, der du må velge ønsket funksjon. Klikk OK. Sette inn en funksjon
  3. Velge ønsket funksjon fra gruppen av funksjoner på “Formulas”-fanen. Denne raske måten å velge ønsket funksjon på er nyttig hvis du vet hvilken type funksjon du trenger: økonomisk, logisk, matematisk og så videre. Gå til fanen “Formulas”, klikk på gruppen som funksjonen tilhører, og velg den fra listen. Formler-fanen
  4. Bruke “AutoSum”-knappen. Denne knappen er på ” Home “-fanen og på “Hjem”-fanen. Etter å ha klikket på den, vises en liste over de mest brukte funksjonene, for eksempel sum, gjennomsnitt, maksimum, minimum. Autosum-knapp
  5. Lim inn fra listen over nylig brukte funksjoner. Hvis du har brukt den samme funksjonen ofte nylig, kan du velge den fra listen over nylig brukte funksjoner. For å gjøre dette, åpne ” Formulas “-fanen og klikk på ” Recently Used “-knappen. Velg deretter ønsket funksjon fra den foreslåtte listen. Nylig brukt

Dette er de vanligste måtene å sette inn funksjoner på. Bruk hvilken som helst av dem avhengig av omstendighetene ved bruk av funksjonen, og så vil du kunne legge inn funksjoner i beregningene dine så effektivt som mulig.

Sumformel

Denne formelen brukes veldig ofte i Excel. I det enkleste tilfellet kan plusstegnet + brukes til å beregne summen av innholdet i tabellcellene. La oss for eksempel finne summen av cellene B2, B3 og B4. For å gjøre dette, plasser markøren i cellen der den totale mengden vil være plassert og skriv inn likhetstegnet = i den. Deretter venstreklikk på celle B2, klikk på +-tegnet, klikk på celle B3, klikk på +-tegnet, klikk på celle B4 og trykk på Enter-tasten.  Finn summen
Etter at du har trykket på Enter, vil sumverdien vises i den siste cellen. Alt er veldig enkelt, men som regel er det ingen som bruker denne metoden i slike beregninger, fordi det er en raskere og enklere metode.
For å automatisere beregningen av summen av data i Excel, er det en spesiell funksjon som gjør dette automatisk. Denne funksjonen kalles SUM. Det skrives slik: =SUM(tall1;tall2;…), hvor nummer 1, tall 2, og så videre er adressene til cellene som skal summeres. Hvis et celleområde brukes, plasseres et kolon mellom den første og siste cellen i området. Du kan for eksempel bruke formelen SUM(B2:B6;B7:B9;B12).  SUM er formelen
For å bruke denne formelen, plasser markøren i den siste cellen, skriv inn kombinasjonen SUM (B2: B6; B7: B9; B12) i den og trykk Enter-tasten.

For å summere påfølgende celler kan du bruke autosum-funksjonen, som ligger i Excel-menyen på fanene “Home” og “Functions “. Autosum funksjon
Bare velg celleområdet i kolonnen du vil summere med musen og klikk på autosum-ikonet. Under det valgte området vil verdien av summen av alle cellene vises.

Gjennomsnittlig formel

Hver elev vet at for å finne det aritmetiske gjennomsnittet av flere tall, er det nødvendig å summere dem opp og dele på antall ledd. La oss for eksempel finne det aritmetiske gjennomsnittet av celler i området fra B2 til B4. Vi setter et likhetstegn i den siste cellen og skriver formelen: = (B2 + B3 + B4) / 3 og trykk Enter-tasten. Finn det aritmetiske gjennomsnittet
Den aritmetiske middelverdien vises i den siste cellen. Denne metoden er ganske tungvint og ineffektiv. Heldigvis har Excel en spesiell funksjon for å beregne det aritmetiske gjennomsnittet. Generelt ser det slik ut: =AVERAGE(første celle i området: siste celle i området). Så i dette eksemplet vil funksjonen se slik ut: =AVERAGE(B2:B4).  AVERAGE formula
På samme måte kan du beregne det aritmetiske gjennomsnittet i en tabellrad.

Ved å bruke denne formelen kan du finne det aritmetiske gjennomsnittet ikke bare for påfølgende celler. Du kan også beregne gjennomsnittet av individuelle områder. For eksempel, =AVERAGE(A1:C1;E1:H1).

Formel for å telle antall celler

Når du arbeider med tabeller, må du ofte telle antall celler. For dette formålet har MS Excel en spesiell COUNT-funksjon. Denne funksjonen teller antall celler i det angitte området. Og bare celler med en numerisk verdi. For eksempel, for å telle de numeriske cellene i en kolonne i området B2 til B7, bruk følgende formel: =COUNT(B2:B7) COUNT function
Merk at det totale antallet celler i eksemplet vil være 5 fordi området inneholder én ikke-numerisk celle. Du kan bruke flere områder i denne formelen ved å skille dem med semikolon. For eksempel, =COUNT(B2:B7;D4:D6).

COUNTA-formelen brukes til å telle antall ikke-tomme celler av enhver type. For eksempel vil formelen =COUNTA(B2:B7) i eksemplet ovenfor returnere en verdi på 6.

Boolsk IF

Denne funksjonen brukes til å teste noen forhold og returnere resultater avhengig av om tilstanden som testes er sann eller ikke. I slike formler kan ikke bare tall brukes, men også tekst, andre funksjoner og så videre. Generelt ser HVIS-funksjonen slik ut: =IF(logisk uttrykk; verdi hvis sant; verdi hvis usann).

La oss for eksempel sjekke innholdet i celle B2. Hvis verdien er større enn 40, skriver vi “større” i den siste cellen. Hvis mindre enn 40, legg ordet “mindre” i den siste cellen. Formelen vil se slik ut: =IF(B2>40;”større”;”mindre”). Boolean IF
Vær oppmerksom på at tekstargumentene i formelen er skrevet i anførselstegn slik at programmet gjenkjenner teksten korrekt.

Excel lar deg bruke nestede IF-funksjoner. Generelt kan en slik formel se slik ut: =IF(logisk uttrykk; verdi hvis sant; IF (logisk uttrykk; verdi hvis sant; verdi hvis usann)). Her kontrolleres to forhold. Hvis den første betingelsen er sann, skrives resultatet av det første argumentet; hvis det er usant, vil formelen sjekke den neste betingelsen.

Funksjon for å fjerne ekstra mellomrom fra tekst

Ekstra mellomrom er ikke uvanlig når du bruker celletekstverdier. Spesielt hvis du kopierer informasjon til en tabell fra andre kilder. Ekstra mellomrom i tekst ser ikke bare uryddig ut, men kan også føre til feil når slike celler brukes som argumenter i formler. For å fjerne ekstra mellomrom i Excel, er det en spesiell TRIM-funksjon.

Tenk på et eksempel. Den gitte tabellen har en kolonne med for- og etternavn. I den første cellen skrives verdien uten ekstra mellomrom, i den andre cellen er mellomrommet i begynnelsen av teksten, i den andre cellen er det ekstra mellomrommet mellom ordene, i den tredje cellen er mellomrommet kl. slutten av setningen. La oss fjerne disse mellomrommene slik at verdien til alle cellene er den samme som verdien til den første cellen i kolonnen. I neste kolonne legger du inn antall tegn i cellen.  Fjern ekstra mellomrom
La oss sette resultatene av formelen i kolonne A. For å gjøre dette, i celle A1, skriv formelen =TRIM(B1). Dra ned i det nedre høyre hjørnet av formelcellen for å kopiere den til påfølgende celler i kolonnen. Vær oppmerksom på at ekstra plasser vil bli fjernet. Funksjon TRIM
Kopier resultatene til den opprinnelige kolonnen, eller slett den opprinnelige kolonnen. Merk at denne funksjonen ikke fjerner uavbrutt mellomrom.

En funksjon for å finne maksimums- og minimumsverdien

Som navnene på funksjonene indikerer, finner de minimums- og maksimumsverdien i argumentlisten eller innenfor et gitt område. Generelt ser disse funksjonene slik ut:
=MAKS( tall1, tall2, …)
=MIN( tall1, tall2, …)
Som regel spesifiserer formelen celleområdene du vil søke etter maksimalt eller minimum antall.
Disse funksjonene tar kun hensyn til de cellene som inneholder tall, og for eksempel tekst eller tomme linjer ignoreres. Hvis det angitte celleområdet ikke inneholder tall, returnerer disse funksjonene verdien null.

Tenk på et eksempel. Finn maksimumsverdien i den angitte kolonnen.Function MAX

  1. Plasser markøren i cellen der resultatet av funksjonen vil bli plassert.
  2. Skriv en formel =MAX(C2:C9)
  3. Etter å ha trykket på Enter-tasten i en gitt celle, vil resultatet av formelen vises. Maksimal verdi

MIN-funksjonen fungerer på samme måte.

Vi har vurdert en langt fra fullstendig liste over alle Excel-funksjoner. Det er et så kraftig verktøy at det er umulig å dekke alle funksjonene selv overfladisk i én artikkel. Men muligheten til å bruke selv dette lille antallet grunnleggende funksjoner lar deg jobbe med tabeller mye mer effektivt.

Og, selvfølgelig, ikke glem å kryptere konfidensielle Excel-dokumenter. Spesielt hvis du ikke er den eneste som har tilgang til filene dine. Selv om du noen gang mister chifferen, vil spesielle programmer hjelpe deg med å gjenopprette passordet for Excel.